Klokkenluiders -

PROCEDURE VOOR HET MELDEN VAN WETSOERTREDINGEN EN HET NEMEN VAN VERVOLGACTIES BIJ CHEMA-ELEKTROMET WERKCOÖPERATIE IN RZESZOW

Algemene regels

§ 1

Deze procedure beschrijft de methoden, principes en procedures voor het ontvangen van meldingen van wettelijke overtredingen door klokkenluiders en voor het nemen van vervolgmaatregelen in verband met deze meldingen, van toepassing op Chema - Elektromet Werkcoöperatie in Rzeszow (hierna Chema genoemd).
Het bij Chema geïmplementeerde meldingsproces stelt klokkenluiders in staat om meldingen in te dienen via speciaal daarvoor ingestelde kanalen, op een manier die bescherming biedt tegen represailles die voortvloeien uit de melding.
Klokkenluiders die meldingen in slechte trouw, valse meldingen of bewust en opzettelijk misleidende informatie indienen, worden niet beschermd.
De termen die in de procedure worden gebruikt betekenen:
1. anoniem – een melding gedaan door een persoon wiens identiteit niet kan worden vastgesteld;
2. represailleactie – directe of indirecte actie of nalatigheid in een werkgerelateerde context die wordt veroorzaakt door de melding of openbare bekendmaking, die de rechten van de klokkenluider schendt of kan schenden, of die de klokkenluider onrechtvaardige schade toebrengt of kan toebrengen, inclusief het ongegronde starten van procedures tegen de klokkenluider;
3. vervolgactie – actie ondernomen door een bevoegde Chema-medewerker om de waarheidsgetrouwheid van de in de melding opgenomen informatie te beoordelen en om de overtreding van de wet waarop de melding betrekking heeft, tegen te gaan, in het bijzonder door middel van een onderzoek, het starten van controle- of administratieve procedures, het indienen van aanklachten, acties om financiële middelen terug te vorderen, of het afsluiten van de procedure uitgevoerd onder de interne procedure;
4. informatie over een wettelijke overtreding – informatie, inclusief een redelijke verdenking, over een bestaande of potentiële overtreding van de wet die heeft plaatsgevonden of waarschijnlijk zal plaatsvinden bij Chema, waarbij de klokkenluider betrokken was bij het wervingsproces of andere onderhandelingen voorafgaand aan de contractsluiting, werkt of heeft gewerkt, of in een andere rechtspersoon waarmee de klokkenluider contact heeft of heeft gehad in een werkgerelateerde context, of informatie over een poging om een dergelijke overtreding van de wet te verbergen;
5. feedback – informatie over geplande of ondernomen vervolgacties en de redenen voor dergelijke acties die aan de klokkenluider worden verstrekt;
6. werkgerelateerde context – verleden, heden of toekomstig werkgerelateerde activiteiten gebaseerd op een arbeidsrelatie of een andere juridische relatie die de basis vormt voor de verstrekking van werk of diensten, of het vervullen van een functie bij Chema, of het verrichten van dienst, waarbij de informatie over de wettelijke overtreding is verkregen en er een mogelijkheid is om represailleacties te ervaren;
7. wettelijke overtreding – actie of nalatigheid die in strijd is met de wet of gericht is op het omzeilen van de wet;
8. persoon die helpt bij het indienen van de melding – een natuurlijke persoon die de klokkenluider helpt bij het melden of openbaar maken in een werkgerelateerde context en wiens hulp niet openbaar mag worden gemaakt;
9. persoon waarover de melding gaat – een natuurlijke of rechtspersoon, of een organisatie-eenheid zonder rechtspersoonlijkheid, aan wie de wet juridische bevoegdheid verleent, die in de melding of openbaarmaking wordt genoemd als degene die de wettelijke overtreding heeft begaan of als persoon die is verbonden met degene die de wettelijke overtreding heeft begaan;
10. persoon verbonden met de klokkenluider – een natuurlijke persoon die represailleacties kan ervaren, inclusief een collega of een persoon die dicht bij de klokkenluider staat, d.w.z. echtgenoot, opkomende, afstammeling, broer of zus, verwant in dezelfde lijn of graad, persoon in een adoptieve relatie en zijn echtgenoot, evenals een persoon in een samenlevingsrelatie;
11. klokkenluider – een natuurlijke persoon die meldingen indient of openbaar maakt over een wettelijke overtreding die is verkregen in een werkgerelateerde context, inclusief:

werknemer;
tijdelijke werknemer;
persoon die werk verricht op een andere basis dan een arbeidsrelatie, inclusief onder een civielrechtelijk contract;
ondernemer;
gevolmachtigde;
aandeelhouder of partner;
lid van het orgaan van een rechtspersoon of organisatie-eenheid zonder rechtspersoonlijkheid;
persoon die werk verricht onder toezicht en leiding van een aannemer, onderaannemer of leverancier;
stagiair;
leerling;
vrijwilliger;
officier zoals gedefinieerd in artikel 1(1) van de wet van 18 februari 1994 betreffende de pensioenvoorzieningen van politieagenten, de interne veiligheidsdienst, de buitenlandse inlichtingendienst, de militaire contraspionagedienst, de militaire inlichtingendienst, het centrale anticorruptiebureau, de grenswacht, de marshalgarde, de staatbeschermingsdienst, de staatbrandweer, de douane- en belastingdienst en de gevangenisdienst en hun gezinnen;
soldaat zoals gedefinieerd in artikel 2(39) van de wet van 11 maart 2022 betreffende de verdediging van het vaderland;

openbare bekendmaking – het openbaar maken van informatie over een wettelijke overtreding;
interne melding – schriftelijke communicatie van informatie over een wettelijke overtreding;
externe melding – mondelinge of schriftelijke communicatie aan de ombudsman of een openbare autoriteit over een wettelijke overtreding.

Definitie van overtreding van de wet

§ 2

Een wetsovertreding is een handeling of nalatigheid die in strijd is met de wet of gericht is op het omzeilen van de wet, met betrekking tot:

corruptie;
overheidsopdrachten;
diensten, producten en financiële markten;
het tegengaan van witwassen en terrorismefinanciering;
productveiligheid en naleving van vereisten;
transportveiligheid;
milieubescherming;
radiologische bescherming en nucleaire veiligheid;
voedsel- en voederveiligheid;
gezondheid en welzijn van dieren;
volksgezondheid;
consumentenbescherming;
privacy en bescherming van persoonsgegevens;
beveiliging van netwerken en informatiesystemen;
financiële belangen van de Schatkist van de Republiek Polen, lokale overheidsinstanties en de Europese Unie;
de interne markt van de Europese Unie, inclusief de publiekrechtelijke principes van concurrentie en staatssteun, alsmede belastingheffing op rechtspersonen;
grondwettelijke vrijheden en rechten van individuen en burgers – die zich voordoen in relaties tussen individuen en overheidsinstanties en die niet gerelateerd zijn aan de gebieden vermeld in punten 1–16.

Interne rapportage

§ 3

Een interne melding kan schriftelijk worden gedaan op de volgende manieren:

per post naar het adres: Chema – Elektromet Werkcoöperatie, ul. Przemysłowa 9, 35-105 Rzeszow,
persoonlijk door de melding in de brievenbus te plaatsen die zich bevindt in het trappenhuis van het Chema-gebouw aan ul. Przemysłowa 9,

Meldingen moeten worden ingediend in een verzegelde envelop met de aantekening "melding van wetsovertreding", die vervolgens onmiddellijk wordt doorgestuurd naar de persoon bedoeld in § 4 lid 1.
Om de verwerking van meldingen efficiënt te laten verlopen, wordt aanbevolen om gebruik te maken van het meldingsformulier, dat is bijgevoegd als Bijlage nr. 1 bij deze procedure.
Anonimiteit bij meldingen wordt niet geaccepteerd.
De melding moet de gebeurtenis gedetailleerd beschrijven. In de melding bedoeld in lid 1 moeten met name de volgende punten worden opgenomen:

de persoon/personen op wie de melding betrekking heeft;
de aard van de overtreding;
de datum en plaats van de overtreding of de duur ervan;
bewijsstukken die de melding ondersteunen (indien de melder over dergelijke bewijzen beschikt);
de gegevens van de melder, inclusief hun status en persoonlijke informatie;
de gegevens van personen die hebben geholpen bij het melden en personen die zijn verbonden met de melder, indien zij werkzaam zijn bij Chema;
de toestemming van de melder voor het openbaar maken van hun identiteit;
het adres waarop de bevestiging van de melding moet worden verzonden, zoals vermeld in § 6 lid 1.

De datums van de overtreding of de duur zoals bedoeld in lid 5 punt 3 hoeven niet te worden vermeld in het geval van een mogelijke wetsovertreding die waarschijnlijk zal plaatsvinden.

§ 4

De persoon die bevoegd is om meldingen te ontvangen bij Chema is een aangewezen medewerker met schriftelijke machtiging van het bestuur – Hoofd van de Afdeling Organisatie en Juridische Zaken.
Indien de melding wordt ontvangen door een onbevoegde medewerker, is deze medewerker verplicht:

geen informatie bekend te maken die kan leiden tot de identificatie van de melder of de persoon op wie de melding betrekking heeft;
de melding onmiddellijk door te sturen naar de bevoegde medewerker zonder wijzigingen aan te brengen in de melding.

De persoon die bevoegd is om meldingen te behandelen bij Chema en om vervolgmaatregelen te nemen, waaronder het verifiëren van de melding en verdere communicatie met de melder, zoals het vragen om aanvullende informatie en het verstrekken van feedback aan de melder, is de Commissie.
De Commissie bestaat uit personen die door het bestuur zijn aangewezen voor de desbetreffende melding en die schriftelijke machtiging hebben van het bestuur om de bovenstaande taken uit te voeren.
Bij het uitvoeren van de hierboven genoemde taken zijn de bevoegde personen verplicht om alle meldingen serieus en zorgvuldig te behandelen op een vertrouwelijke manier, en bij de behandeling ervan geldt de regel van onpartijdigheid en objectiviteit.

§ 5

Interne meldingen kunnen in het bijzonder worden gedaan door:

Chema medewerkers;
voormalige Chema medewerkers;
personen die solliciteren bij Chema;
stagiaires;
personen die werk verrichten voor de werkgever op een andere basis dan een arbeidsrelatie.

Na ontvangst van de melding stuurt de bevoegde persoon de melding door naar het bestuur.
Het bestuur wijst een commissie aan om de melding te beoordelen.
De melding wordt opgenomen in het interne meldingenregister dat wordt bijgehouden door de bevoegde persoon. Het sjabloon voor het meldingenregister is bijgevoegd als Bijlage nr. 2 bij deze procedure.

Vervolg

§ 6

De werknemer die bevoegd is om meldingen te ontvangen, zoals genoemd in § 4 lid 1, informeert de melder over de ontvangst van de melding onmiddellijk, maar uiterlijk binnen 7 dagen na ontvangst. De bevestiging wordt verzonden naar het adres dat in de melding is opgegeven, tenzij de melder geen contactadres heeft opgegeven waarop de bevestiging moet worden verzonden.
Het sjabloon voor de bevestiging aan de melder van de ontvangst van de melding van een wetsovertreding is bijgevoegd als Bijlage nr. 3 bij deze Procedure.
De Commissie voert onmiddellijk een eerste controle uit van de melding om de juistheid van de in de melding vervatte beschuldigingen te beoordelen en om de wetsovertreding waarop de melding betrekking heeft tegen te gaan, vooral wanneer de wetsovertreding het functioneren van Chema ernstig zou kunnen verstoren of het leven of de gezondheid van werknemers en gebruikers van Chema’s diensten in gevaar zou kunnen brengen.

§ 7

Om de juistheid van de beschuldigingen in de melding vast te stellen, kan de Commissie de melder vragen om opheldering of aanvullende informatie over de ingediende melding van een wetsovertreding. De Commissie gebruikt hiervoor de contactgegevens die de melder heeft opgegeven.
Weigering om opheldering of aanvullende informatie te verstrekken, zoals genoemd in lid 1, schorst de verdere procedure, inclusief het onderzoek, niet.

§ 8

De Commissie besluit om:

een intern onderzoek uit te voeren, inclusief het vaststellen van bewijsmateriaal (uit documentatie, van getuigen) waarop de melder zijn melding baseert, of

af te zien van de uitvoering van de in punt 1 bedoelde handelingen indien zich ten minste één van de in lid 3 genoemde omstandigheden voordoet.

De in punt 1 bedoelde handelingen mogen niet langer duren dan 2 maanden vanaf de datum van de melding van de wetsovertreding.

De Commissie informeert de Raad van Bestuur, de melder en de werknemer op wie de melding betrekking heeft over de beslissing om af te zien van het nemen van vervolgmaatregelen binnen 7 dagen na de melding of 7 dagen na de start van de vervolgmaatregelen, waarbij de bevindingen van de eerste controle van de melding worden vermeld.
De Commissie ziet af van het uitvoeren van een intern onderzoek indien:

de melding geen informatie over een wetsovertreding bevat;
de zaak al eerder is gemeld en de nieuwe melding geen wezenlijk nieuwe informatie bevat over de overtredingen in vergelijking met de vorige interne melding;
de melding duidelijk onbetrouwbaar is of het onmogelijk is om de informatie te verkrijgen die nodig is om een onderzoek uit te voeren.

In de gevallen genoemd in lid 3, registreert de Commissie dit feit samen met de rechtvaardiging in het register zoals vermeld in § 5 lid 4.

§ 9

De Commissie kan de Raad van Bestuur vragen om andere werknemers van Chema, wier kennis, ervaring of informatie op het gebied dat door de melding wordt bestreken, kan bijdragen aan het verduidelijken van de zaak, bij het onderzoek te betrekken. Deze personen kunnen deelnemen aan de procedure op basis van schriftelijke machtiging die is afgegeven door de Raad van Bestuur.
Als de omstandigheden van de zaak dit rechtvaardigen, kan de Commissie een onderzoek uitvoeren, inclusief het verhoren van werknemers die verband houden met of mogelijk verband houden met het onderwerp van de procedure en het analyseren van interne documentatie om deze te confronteren met de ingediende interne melding. Een verslag van de verhoren wordt opgesteld en aan het dossier toegevoegd.
Als de omstandigheden van de zaak dit rechtvaardigen, kan de Commissie – met voorafgaande toestemming van de Raad van Bestuur – deskundige adviezen inwinnen die specialistische kennis vereisen, inclusief die van een deskundige, juridisch adviseur, advocaat of specialist in een bepaald vakgebied.

§ 10

Na uitvoering van de in §§ 7–9 genoemde handelingen, beoordeelt de Commissie het verzamelde bewijsmateriaal.
De Commissie stelt, rekening houdend met het bewijsmateriaal zoals genoemd in lid 1, een rapport op van de procedure, dat zij binnen niet meer dan 2 maanden na ontvangst van de melding aan de Raad van Bestuur presenteert. Het sjabloon voor het rapport is bijgevoegd als Bijlage nr. 4 bij deze Procedure.
Het rapport, zoals genoemd in lid 2, moet met name bevatten:

een beschrijving van het onderwerp van de melding;
de persoon op wie de melding betrekking heeft;
de in het interne onderzoek en de vervolgmaatregelen genomen acties;
de vaststelling van de feiten;
aanbevolen corrigerende maatregelen.

§ 11

Na het bekijken van het rapport zoals genoemd in § 10 lid 2, neemt de Raad van Bestuur passende maatregelen, die adequaat zijn voor het type wetsovertreding, inclusief disciplinaire maatregelen tegen werknemers die verantwoordelijk zijn voor de overtredingen en maatregelen om toekomstige wetsovertredingen te voorkomen.

§ 12

De Raad van Bestuur verstrekt de melder feedback waarin wordt verklaard of er al dan niet een wetsovertreding heeft plaatsgevonden en informeert hen over de maatregelen die zijn of zullen worden genomen als reactie op de vastgestelde wetsovertreding. De feedback geeft de redenen voor de genomen maatregelen aan.
De feedback zoals genoemd in lid 1 wordt binnen 3 maanden na de bevestiging van ontvangst van de melding aan de melder verstrekt of, in het geval dat er geen bevestiging aan de melder is verstrekt, binnen 3 maanden na het verstrijken van 7 dagen na de melding, tenzij de melder geen contactadres heeft opgegeven waarop de feedback moet worden verzonden.

Verbod op vergelding

§ 13

Het is verboden om vergeldingsmaatregelen te nemen, te proberen deze toe te passen of te dreigen met dergelijke maatregelen tegen de persoon die een schending meldt of openbaar maakt – in overeenstemming met de wet van 14 juni 2024 betreffende de bescherming van klokkenluiders.
Het is verboden om vergeldingsmaatregelen te nemen tegen een persoon die de persoon die de schending heeft gemeld, heeft geholpen bij het doen van de melding, evenals tegen een persoon die is verbonden met de melder.
Het nemen van repressieve, discriminerende of andere vormen van oneerlijke behandeling jegens de persoon die een schending meldt, wordt beschouwd als een schending van deze Procedure en kan leiden tot disciplinaire verantwoordelijkheid of beëindiging van het contract dat de persoon die vergeldingsmaatregelen neemt, bindt met de werkgever.
Een bedreiging of poging om de maatregelen toe te passen zoals vermeld in lid 3 hierboven, wordt ook beschouwd als een vergeldingsmaatregel als gevolg van een melding of openbaarmaking.
Een persoon die een schending te kwader trouw meldt (d.w.z. wetende dat de schending niet heeft plaatsgevonden), heeft geen recht op de bescherming zoals voorzien in deze Procedure en de wet van 14 juni 2024 betreffende de bescherming van klokkenluiders.
Een persoon die schade heeft geleden als gevolg van een melding te kwader trouw, heeft het recht om van de melder een schadevergoeding of genoegdoening te eisen voor de schending van persoonlijke rechten.

Bescherming van persoonlijke gegevens

§ 14

De persoonlijke gegevens van de persoon die de overtreding meldt en van de persoon op wie de melding betrekking heeft, worden wettelijk beschermd in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming. De informatieclausule is bijgevoegd als Bijlage nr. 5 bij deze Procedure.
De persoonlijke gegevens van de persoon die de overtreding meldt, die hun identiteit kunnen vaststellen, worden niet bekendgemaakt aan onbevoegde personen, tenzij de melder instemt met de bekendmaking ervan, behalve in situaties waarin de bekendmaking van de identiteit van de melder vereist is door de toepasselijke wetgeving.
Het handhaven van vertrouwelijkheid is bedoeld om een gevoel van veiligheid te garanderen voor de melder en om het risico op vergeldingsmaatregelen of repressieve acties te minimaliseren. De persoon die de overtreding meldt en wiens persoonlijke gegevens onrechtmatig zijn onthuld, moet de Commissie onmiddellijk op de hoogte stellen van de situatie.
Persoonlijke gegevens die niet relevant zijn voor de behandeling van de melding worden niet verzameld en in geval van onbedoelde verzameling worden ze binnen 14 dagen na vaststelling dat ze niet relevant zijn voor de zaak verwijderd.

Externe rapportage

§ 15

De procedure voor het indienen van externe meldingen is vastgelegd in Hoofdstuk 4 van de wet van 14 juni 2024 betreffende de bescherming van klokkenluiders.
Een externe melding kan worden gedaan zonder voorafgaande interne melding.
Een externe melding houdt in dat informatie over een wetsovertreding wordt verstrekt aan de Ombudsman of een overheidsinstantie.

Slotbepalingen

§ 16

In zaken die niet in deze Procedure zijn geregeld, zijn de relevante bepalingen van de wet van 14 juni 2024 betreffende de bescherming van klokkenluiders van toepassing.

§ 17

Werknemers die bij Chema in dienst zijn, maken zich vertrouwd met deze Procedure en bevestigen dit feit met hun handtekening. De verklaring in dit verband wordt toegevoegd aan het personeelsdossier van de werknemers. Het sjabloon voor de verklaring is bijgevoegd als Bijlage nr. 6 bij deze Procedure.
Bij nieuwe werknemers maakt de Afdeling Organisatie en Juridische Zaken de werknemer bekend met de Procedure voordat hij of zij met het werk mag beginnen.